Erklärung zum Datenschutz.
Kurz gefasst: wir erheben das Minimum, damit du HeyProf auf WhatsApp nutzen kannst, wir speichern keine individuellen Daten von Kindern, und deine Unterrichtsentwürfe trainieren keine KI. Unten steht alles, ohne Kleingedrucktes.
Diese Erklärung beschreibt, wie Zelb Labs LTDA (Betreiberin von HeyProf, „wir“) deine personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn du das Produkt nutzt. Sie gilt für Lehrkräfte mit eigenem Abo genauso wie für Teams, die eine Schule gebucht hat. Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Zelb Labs LTDA, eine Gesellschaft mit Sitz in Brasilien.
Was wir erheben
Wir erheben nur, was nötig ist, damit das Produkt funktioniert und wir dir helfen können:
- Telefonnummer (WhatsApp): um das Gespräch zuzuordnen und dir deine Unterrichtsentwürfe zu schicken.
- Name und E-Mail-Adresse: beim Anlegen des Kontos erhoben, für die persönliche Ansprache und für Nachrichten rund um dein Konto.
- Das Profil deiner Klassen: Jahrgangsstufe, Fach, Anzahl der Kinder und der pädagogische Kontext, den du teilen möchtest (zum Beispiel „3 Kinder mit ADHS brauchen kurze Pausen“).
- Erstellte Unterrichtsentwürfe: die Inhalte, die wir für dich produzieren, damit du sie neu erzeugen und zu früheren Fassungen zurückkehren kannst.
- Chatnachrichten mit der KI: damit die KI den Zusammenhang eures Gesprächs behält.
- Was du im Chat schickst: Sprachnachrichten (in Text umgewandelt), Fotos und Dokumente (PDF oder Word). Wir nutzen das nur, um deine Anfrage zu verstehen und das Material zu erstellen; der aus Dokumenten gelesene Text wird nach kurzer Zeit gelöscht.
- Zahlungsdaten: direkt von unserem Zahlungspartner verarbeitet (wir speichern keine Kartennummer, wir bekommen nur die Bestätigung und die letzten 4 Ziffern).
Was wir NICHT erheben: Namen, Steuernummern, Ausweisdaten, Fotos, Noten, Anwesenheiten oder irgendeine individuelle Schülerakte. HeyProf ist dafür gebaut, mit dem Profil der Klasse als Ganzes zu arbeiten: auch wenn du ein Foto oder ein Dokument schickst, dient das deinem Material, nie einer Akte über ein Kind.
Warum wir das erheben
Jede Angabe hat einen Zweck:
- Um den Dienst zu liefern: Unterrichtsentwürfe, die Wochenplanung und den Konferenzbericht erstellen und im Chat antworten.
- Damit du einen Verlauf hast: die Fassungen deiner Entwürfe, die je Klasse abgedeckten Lehrplanbezüge und deine Rückmeldungen, um die nächsten Entwürfe zu justieren.
- Um abzurechnen, wer ein Abo hat: Rechnung stellen und Zahlung verarbeiten.
- Für den Support: wenn du nach der Pädagogin fragst, liest das Team den nötigen Verlauf, um dir gut zu antworten.
- Für die Stabilität: technische Protokolle (Fehler, Antwortzeiten) werden anonymisiert und höchstens 30 Tage gespeichert.
Wer deine Daten sonst noch sieht
Wir verkaufen keine Daten. Damit das Produkt läuft, geben wir das strikt Nötige an Dienstleister weiter (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO), alle mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung:
- Messaging-Plattform: für die Zustellung der Nachrichten über WhatsApp. Die Inhalte sind auf dem Transportweg verschlüsselt.
- Zahlungsdienstleister: um die Kartenzahlung abzuwickeln und Rechnungen auszustellen. Bekommt nur, was zum Abrechnen nötig ist.
- Anbieter von KI-Modellen: um die Entwürfe zu erstellen und zu prüfen. Die Verträge verlangen, dass die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet werden.
- Cloud-Infrastruktur: um den Dienst zu betreiben, die PDFs zu speichern und Sicherungen zu führen. Die Server stehen überwiegend in Brasilien, also außerhalb der EU, abgesichert über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
- Monitoring-Werkzeuge: um Fehler zu erkennen und die Geschwindigkeit zu messen, mit bereinigten Daten (ohne personenbezogene Angaben).
- Website-Statistik: um die Nutzung der öffentlichen Seiten zusammengefasst zu messen, ohne Cookies und ohne dich über Websites hinweg zu verfolgen.
- Werbeplattform: nur wenn du über eine Anzeige zu uns gekommen bist. Wir melden der Plattform, dass aus diesem Klick eine Anmeldung und später ein Abo geworden ist. Übermittelt wird allein die Kennung des Klicks, ohne deinen Namen, ohne deine Telefonnummer und ohne irgendetwas über deine Klassen. Genau das erlaubt uns, keine Anzeigen mehr zu bezahlen, die keine Lehrkraft erreichen.
- E-Mail-Versand: um Belege, Bestätigungen und Zugangscodes zu verschicken. Bekommt deine E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht.
Die namentliche und aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter bekommst du auf Anfrage per E-Mail. Wenn wir einen davon wechseln, aktualisieren wir vorher diese Seite.
Wie lange wir es speichern
- Dein Konto und die erstellten Entwürfe: solange dein Abo aktiv ist, und bis zu 90 Tage nach der Kündigung (damit du Zeit hast, alles zu exportieren).
- Chatverlauf: gespeichert, solange dein Konto besteht (die KI nutzt die letzten Nachrichten für den Zusammenhang des Gesprächs). Er verschwindet zusammen mit dem Konto, sobald du die Löschung verlangst.
- Steuerlich relevante Belege (Rechnungen, Quittungen): für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, nach brasilianischem Steuerrecht 5 Jahre.
- Anonymisierte technische Protokolle: bis zu 30 Tage.
Du kannst jederzeit die sofortige Löschung verlangen. Siehe Deine Rechte (DSGVO).
Wie wir das schützen
- Starke Verschlüsselung (TLS) für die gesamte Kommunikation mit dem Server und mit der Messaging-Plattform.
- Passwörter und sensible Schlüssel verschlüsselt gespeichert.
- Laufende Sicherungen, deren Übermittlung über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert ist.
- Minimaler interner Zugriff: nur wer ihn wirklich braucht, mit Protokoll darüber, was gelesen wurde.
- Die Infrastruktur läuft, so weit es geht, in Brasilien, dem Sitzland des Unternehmens. Was das für die Übermittlung bedeutet, steht auf der Seite zur DSGVO.
Kinder und Jugendliche
HeyProf ist ein Werkzeug für erwachsene Lehrkräfte. Es gibt weder ein Konto noch eine Oberfläche für Schülerinnen und Schüler. Da wir keine individuellen Daten von Kindern erheben, sind Kinder und Jugendliche hier keine betroffenen Personen dieses Dienstes, und Art. 8 DSGVO über die Einwilligung von Kindern greift nicht.
Cookies und Tracking
Die öffentliche Website (heyprof.ai) nutzt nur technisch notwendige Cookies für Sitzung und Sicherheit (CSRF, Login) und eine Statistik ohne Cookies, die die Nutzung der Seiten zusammengefasst misst. Deshalb siehst du hier kein Cookie-Banner: für technisch notwendige Cookies braucht es keine Einwilligung (in Deutschland § 25 Abs. 2 TDDDG). Marketing-Cookies und Pixel, die dich über Websites hinweg verfolgen, setzen wir nicht ein.
Änderungen an dieser Erklärung
Wenn wir etwas Wesentliches ändern, aktualisieren wir das Datum oben auf dieser Seite und melden uns mindestens 30 Tage vorher auf WhatsApp bei allen, die ein aktives Abo haben.
Kontakt
Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte aus der DSGVO: [email protected]. Wir antworten in höchstens 5 Werktagen (die DSGVO gibt uns einen Monat).